Osallistava johtaminen

 

Essee pohjautuu kevään 2023 kurssiin.

Tämä essee sisältää lainauksia kirjasta ”Vuorovaikutus johtajan työssä” (Isotalus-Rajalahti, 2017). Lisäksi tuon esiin ajatuksiani, joita syntyi em. kirjaa lukiessani, kuten myös omia kokemuksia, toimiessani yrittäjänä ja lähijohtajana.

Vuorovaikutus käsitteenä

Sanonta ”ihminen on sosiaalinen eläin” on niin totta. Yksinäisyys tekee sairaaksi. Ihminen kaipaa toistensa seuraa ja keskinäiset keskustelut -maailman parantamiset- avartavat näkökantojamme.

”…Vuorovaikutus on sanallista ja sanatonta viestintää ihmisten välillä”, kirjoittaa Isotalus-Rajalahti kirjan sivulla 16.

Myöhemmin samalla sivulla mainitaan: ”…kyse on kahden tai muutaman henkilön välisestä viestinnästä ja että henkilöiden välillä on jonkinlainen suhde.”

Tai että ”…Johtaminen on vuorovaikutusta”, mainitaan kirjan sivulla 161.
Johtajan työ koostuu pääosin erilaisista vuorovaikutustilanteista työntekijöiden, sidosryhmien ja asiakkaiden kanssa, jolloin työtä tehdään jatkuvassa vuorovaikutuksessa ja työn tulokset toteutuvat pääosin vuorovaikutuksen kautta.

Olen toiminut yrittäjänä ja työnantajana vuosikymmeniä, työllistäen 10–15 henkilöä. Työssäni huomasin varsin hyvin ihmisten erilaisuuden, jonka takia keskustelujen syvällisyydet saivat eroja ja erilaisia näkökantoja. Jotta keskustelu etenee ja on hallittua, tulee ihmisten erilaisuuksia ja näitä asioiden erilaisia painoarvoja osata myös tulkita ja hyödyntää. Keskustelujen taso on täysin riippuvaista siitä, kuinka ihmiset pystyvät kommunikoimaan keskenään.

Johtamisen muutos

Johtaminen on muuttunut. Johtamistapa tulee olla enemmän inhimillisempää, keskustelevampaa. Johtajan tulee tuoda esiin omaa ihmisyyttä ja inhimillisyyttä. Nykyteknologiaa voidaan hyödyntää myös vuorovaikutteisessa viestinnässä. Sosiaalinen media ja sen oikeanlainen hyödyntäminen edesauttaa vuorovaikutteista viestintää. Tähän tulokseen Isotalus-Rajalahti tulevat kirjassaan sivulla 84, Boris Groysbergin ja Michael Slindin kehittämään näkökulmaan (Talk,Inc., 2012). ”Jossa johtajat voivat hyödyntää kasvokkaisviestinnän periaatteita uudenlaisessa keskustelevassa organisaatiossa.” Teknologian välityksellä! - Neljällä pääkohdalla; ”…läheisyys, vuorovaikutteisuus, mukaan ottaminen ja intentionaalisuus.” (emt., s.56).

Nämä neljä pääkohtaa tiivistyvät Isotalus-Rajalahden kirjan 3:n luvun lopussa, sivulla 85, seuraavassa ajatuksessa: ”Läheisyys rakentuu myös siitä, että johtaja on valmis vuorovaikutukseen henkilökohtaisella tasolla. Johtajan pitäisi olla valmis keskusteluissa tuomaan esille omia henkilökohtaisia asioitaan ja kiinnostua myös työntekijöistä tällä tasolla.”

Viestinnän muutos

Viestinnän tulee olla nykyisin monikanavaista. Johtajien tulisi laittaa ”itsensä likoon”. Johtajien tulee löytää itselle sopiva viestintäväylä ja käyttää sitä.
Sosiaalisen viestinnän avulla työntekijöiden rooli muuttuu viestinnän vastaanottajista viestinnän tekijöiksi. Sosiaalinen viestintä on onnistuessaan keskustelevaa ja vuorovaikutteista. Lähijohtajan/työnantajan inhimillinen esiintulo syvällistää keskustelua ja nostaa sen uudelle tasolle. Viestintä ei ole enää ylhäältäpäin johtamista vaan vuorovaikutteista ja enemmän kaverillisempaa. Tällöin on oletettavaa, että viestin perille meno ja sen oikeanlainen tulkinta on varmempaa.

"Tänä päivänä työ- ja vapaa-aika nivoutuvat vahvasti yhteen, joten työpaikkaviestintä ja työrooli eivät voi kauheasti poiketa siitä, mitä on työpaikan ulkopuolella. Siksi viestintä heijastaa väistämättä johtajan omia perusarvoja. Minulle niitä ovat toisen osapuolen arvostus, rehellisyys, selkeys ja suoruus.", mainitsee kirjassa haastateltu Reima Oy:n toimitusjohtaja Elina Björklund (s. 99). Tässä tulee esiin johtajan avoimuus tämän päivän viestinnässä. Pitää uskaltaa olla aito ja rehellinen, kertoa myös vapaa-ajan edesottamuksistaan.

Lähijohtajan viestintätehtävät

”Olen urani aikana oppinut, että maailma pyörii ihmissuhteiden ympärillä.” toteaa Petteri Taalas, WMO[1]:n pääsihteeri, kirjan haastattelussa sivulla 105.

Tämä kuvastaa hyvin sosiaalisen, aktiivisen, vastavuoroisen keskustelun painoarvoa ihmisten kanssakäymisissä. Erakko pysyy erakkona, mutta jos haluat keskustelukumppanuutta ja ihmiskontakteja, ole avoin ja sosiaalinen. Näytä myös siltä, pidä johtajana ”ovi auki” ja ole helposti lähestyttävä.

”Hiljaisuus on usein voimakas viesti”, mainitaan Isotalus-Rajalahden kirjassa (s.116) ja että; ”Työelämässä vuorovaikutusta kouluttavat kertovat, että koulutus joudutaan usein aloittamaan siitä, että pitää muistaa tervehtiä ja kiittää.” Kirjassa todetaan myös, että: ”Johtajan keskeisten vuorovaikutustaitojen kohdalla puhuttiin vuorovaikutussuhteen luonnin ja ylläpitämisen taidosta. Tervehtimisestä alkaa vuorovaikutussuhteen luonti ja tervehtiminen pitää myös kanavaa avoinna.”  Kiitos, anteeksi ja hyvää päivää. – nämä opetetaan jo kotona ensimmäisinä kohteliaisuuksina. Silti niiden käyttöä muistutetaan myös johtajille. Viestintä ja keskustelu alkaa kohteliaisuuksista, itsestään selvyyksistä.

”Voisi sanoa, että laadukas vuorovaikutus lähtee toisten huomioon ottamisesta ja hyvistä tavoista.” mainitaan kirjassa, luvun neljä lopuksi, s. 116.

”Epäselvä viestintä on tehokkain tapa tuhota bisnestä”, sanoo omassa haastatteluosuudessaan Marja Aarnio-Isohanni, Esperi Caren toimitusjohtaja, kirjan sivulla 120. 

Sosiaalisen median käyttö johtamisessa

"On monia, joita en ole tavannut koskaan, mutta siellä me ollaan tosi hyviä kavereita. Vaikka kyse on vain kymmenestä prosentista henkilöstöä, saan siellä hyvän tuntuman siihen, missä meidän ryhmä menee." Näin kommentoi OP Ryhmän pääjohtaja Reijo Karhinen Twitter-aktiivisuuttaan kirjan sivulla 153.

Isotalus-Rajalahden kirjassa mainintaan, että johtajien sosiaalisen median käyttöä tutkitaan tällä hetkellä paljon. Vuorovaikutus lisää henkilön kiinnostavuutta sosiaalisessa mediassa.

Pekka Isotalus toteaa omassa kirjassaan (Mediapoliitikko, 2017), että sosiaalinen media vaatii uudenlaista viestintäosaamista. Sosiaalisen median käyttö vaatii osaamista. ”Taitoa kuunnella, vastata ja väitellä median foorumeilla”, mainitaan kirjassa. Lisäksi mainitaan, että ”Tarvitaan myös valmiutta jakaa näkemyksiä, tunteita ja henkilökohtaisia kokemuksia.”

Isotalus-Rajalahden kirjan luvussa 7 (s.160) mainitaan: ”Ilman vuorovaikutusta ja ilman johtajan ja johdettavan välistä suhdetta ei voi olla johtamista. Vuorovaikutus on siis organisaation perusprosessi, jota ilman se ei voi toimia. Yhteistyö, ryhmien toiminta ja organisaation rakentuminen perustuvat kaikki vuorovaikutukseen. Se on organisaatiossa kuin öljy koneistossa.” Ja, että: ”Johtaja vaikuttaa suuresti koko organisaation vuorovaikutukseen. Johtajan ja muiden välinen vuorovaikutus vaikuttaa ratkaisevasti organisaation toimivuuteen, tulokseen ja ilmapiiriin.”

”Johtaminen on vuorovaikutusta. …Vuorovaikutukseen kuuluu paitsi kasvokkaistilanteita myös sähköpostiviestejä, blogikirjoituksia, videoita ja julkisia esiintymisiä. Johtamisen näkökulmasta tilanteet eivät kuitenkaan ole erillisiä tai irtonaisia. Päinvastoin vuorovaikutus on ikään kuin virta, joka jatkuu aamusta iltaan ja päivästä toiseen erilaisissa tilanteissa ja kanavissa, erilaisten yhteistyökumppanien kanssa.” mainitaan sivulla 161.

”Sosiaalisen median kanavat ovat erityisen tärkeitä juuri vuorovaikutuksessa henkilöstön kanssa. Niissä toteutuu ekonomistien kielellä sanottuna verkostovaikutus: käyttäjän verkostosta saama hyöty on sitä suurempi, mitä suurempi verkko on.” (s. 168).

Kirjan kaikki haastatellut 13 yritysjohtajaa tuovat selkeästi esiin vuorovaikutuksellisen keskustelun tärkeyden viestinnässä. Itsensä esiin tuomista ja avoimuutta. Johtaminen ei ole pelkkää sanoman julistusta ja käskyttämistä, vaan asiasisällön tulee olla mielenkiintoista, joka sytyttää keskustelun halua.
 ”Samalla tavalla kuin kasvokkaisviestinnässä on tärkeää kokemus kuulluksi tulemisesta, kuulluksi pitäisi tulla myös teknologiavälitteisessä viestinnässä. Vuorovaikutusta ei synny, jos alainen tuntee huutavansa tyhjyyteen, koska hän ei saa mitään vastakaikua viestinnälleen.” todetaan sivulla 180.

Kirjan Vuorovaikutus johtajan työssä, lopputeksteissä, s. 183, mainitaan yksiselitteisesti: ”Vuorovaikutus on kaikkien suhteiden kivijalka, perusta, jonka päälle muu yhteinen toiminta rakentuu.”

Kuuntele-keskustele-kommunikoi, - vastavuoroisesti.  Näin voi tiivistää lähijohtajalle tärkeitä viestinnän osatekijöitä ja tehtäviä.

---

[1] WMO = Maailman ilmatieteen järjestö

JOHTAMINEN DIGITALOUDESSA 2019 * Verkkokokous

Tuskan aiheena on verkkokokous.

Digi on hyvä. Digi on paha. Helppoa kun voi istua batman-kalsareissa kokouksessa. Paita täytyy olla siisti ja tukka kammattu. - Onko näin? No, ehkä äkkiä ajatellen ja rivijäsenelle joku kokous voi näin toteutuakin.
**
Käytännössä verkkokokous vaatii puheenjohtajalta, sihteeriltä tai muulta kokousta valmistavalta henkilöltä melkolailla saman esivalmistelun, ehkä jopa tavallista enemmän kokousaktiivisuutta ja seurantaa. Niin, -kai sihteerikin voi istua kukallisissa kotihousuissaan, ei asu ole niin merkittävä vaade, jos perhe tai lähiympäristö ei moiti tai on ainakin nauramatta...
Se on ero.
**
Työpaikalla tmv. julkisessa kokouksessa sinun tulee olla näkyvästi läsnä. Pukeutunut asiallisesti, olla ajoissa paikalla, kannella papereita ja läppäriä, -olla tehokkaan näköinen.
Etäkokouksessa tärkeintä on olla henkisesti läsnä, juuri siinä hetkessä. Se, miltä näytät tai miten istut tai makaat kokouksen aikana, sillä ei ole juurikaan merkitystä. -voithan olla vaikka ilman kameraa, vain äänelläsi. Tärkeintä on että tiedät mistä puhutaan, muut tietävät ja ymmärtävät mitä sinä puhut ja asiat etenevät.
On siis vain yksi -ehkä kaksi tapaa näyttää osaaminen ja aktiivisuus kokouksissa. Se on aktiivinen keskustelu, läsnäolo. Lisänä voi visualisoida kokousta esim. chat-viestein tai muilla tavoin kirjoittamalla tai kuvin, jos järjestelmä sen mahdollistaa.
Kokouksen vetäjälle, puheenjohtajalle etäkokous vaatii vielä suurempaa läsnäoloa. Ensinnäkin kokouksen eteneminen ja johtaminen tulee olla linjassa. Sen lisäksi kyselyin tulee selvittää että kokoukseen osallistujat ovat kokoajan mukana piirissä, eivätkä ole hiipineet tv:n ääreen tai syömään. Siis aktiivinen läsnäolo kasvaa kaikille.
**
Osana tehtävää on lukea seuraava Microsoftin artikkeli, joka kertoo kuusi tapaa valmistaa verkkokokous: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/growth-center/resources/6-ways-to-make-your-online-meeting-agendas-pop
Ehkä artikkelin ajatus on luoda raamit etäkokouksen valmistelulle, tässä tapauksessa ehkä kyseessä on firman palaverikokous, jossa käydään läpi tai tiedetään mennyttä ja raamitetaan tulevaa jakaen vastuualueita. Pääpainona kokouksen teema ja asiat, selkeät päämäärät ja aikarajoitteet.
**
Artikkelin ohjeistus tuntuu pintapuoliselta ja ehkä pääasiallinen tavoite on Teams-ohjelman myynnin lisäys.
**
Suomi on yhdistystoiminnan aktiivimaita, varmasti jokainen täysi-ikäinen on ollut jonkinlaisissa kokouksissa joista hahmotus kokouksen kulkuun on syntynyt.
Itse olen toiminut, istunut tai vetänyt yritysten ja yhdistysten kokouksia jo yli 30 vuotta. En silti väitä että osaisin tai uusi tieto olisi turhaa ja tarpeetonta. Kaikesta voi aina oppia. Asiat muuttuvat ja uudistuvat. Siksi itsekin taas opiskelen uutta.
**
Lopuksi. Jottei helpolla pääsisi, tehtävän osana on virtuaalikokouksen suunnittelu. En luettele tässä aihetta tai sen vaateita. Teen vain luettelon omasta näkemyksestäni. Aihealue on; Fiktiivinen kaurapohjaisia elintarvikkeita valmistava yritys. Sen johtoryhmän etäkokous ja asioina markkinoiden laajentaminen vientiin omilla kauratuotteilla.
***
Johtoryhmän GoToMeeting-kokous 17.9.2019 klo 14.00
Kutsuttuna: koko johtoryhmä pj:n johdolla.
Lisäksi kohdassa 5 kuullaan markkinointiosaston näkemys. (liittyvät kokoukseen mukaan ko. kohdassa).
Läsnä: 
Sihteeri: tj. Pekka.

Asia: Tuoteportfolion viennin käynnistys

Pohjustus: Edellisessä kokouksessa on jaettu markkinointiosaston selvitysvaihtoehdot viennin laajennukselle suurkaupunkeihin Euroopassa. Vain pohjoismaat vai koko EU-alue. Jokaisella tulee olla perusteltu, lyhyt mielipide vaihtoehtoihin. Enemmistön kanta on päätös.

Asialista:
1. Markkina-alueen valinta
2. Tuoteportfolio, jaetaanko alueisiin ja kausituotteisiin vaiko kokonaisuutena kaikkea kaikille. (huomioiden mm. jäätelön kausiluonteisuus)
3. Markkinointiosaston esiselvitys:
    a) Selkeä suoraviivainen markkinointibrändäys samansisältöisenä kaikkialle. Pääpainona visuaalisuus ja elämyksellinen markkinointi.
    b) Eriytetään ja yksilöidään markkinointia maakohtaiseen erilaistamiseen, huomioiden kieli, kansalliset värit. Haetaan kansallisia esimarssijoita tuotteille...
4. Markkinointikanavan ja yhteistyön valinta. Edellisen, kohta 3. päätös vaikuttaa kansallisen vai monikansallisen yhteistyön käynnistämisestä.
5. Vientikanava. Yhteistyökumppanien etsiminen. Monikansallinen, globaali jakelija, vai maakohtainen yhteistyökumppani. (kuullaan markkinointiosaston esiselvitys aiheesta).
6. Muut asiat.
7. Kokouksen päätös.

***
Klo 13.45 voi ottaa jo varmistavan GoToM-yhteyden. Arvio kokouksen kestoksi kaksi tuntia.